Új szerződést abban az esetben szükséges kötni, ha az adott szervezet nem szerepel a gimnázium együttműködő partnerei között.
I. A szerződés elérése
Az adott szervezet egyik munkatársa töltse le a gimnázium együttműködési megállapodását.(Együttműködési-Megállapodás) A szerződést elektronikusan szükséges kitölteni, amit ezt követően három példányban szükséges kinyomtatni és hitelesíteni.
II. Kitöltési útmutató
- Alapadatok megadása:
Itt a befogadószervezet hivatalos nevét, székhelyét és adószámát szükséges megadni, illetve egy személyt, aki majd képviseli azt.
- A közösségi szolgálattal összefüggésben végezhető tevékenységi területek:
Az adott pontnál kizárólag azon tevékenységi területek maradjanak bent a szerződésben, melyeket a fogadó szervezet biztosítani tud. A többi elem törölhető.
Az ellátható konkrét tevékenységek esetén olyan tevékenyégi formák kerüljenek feltüntetésre a szerződésben, amelyeket a fogadó szervezet az önkéntesek számára biztosítani képes (pl.: gyermekek felügyeletének segítése, adminisztratív feladatok ellátása).
A tevékenység végzésének helyéhez az a cím kerüljön, ahol a foglalkoztatott önkénesek a tevekénységüket végzik majd.
- Felek kötelezettségei:
A 2.1. pont esetén szükséges feltüntetni, hogy a fogadott önkéntesek évi hány órát teljesíthetnek a befogadó szervezetnél.
- Programfelelős és kapcsolattartó:
Az adott pontnál az együttműködő szervezet részéről kijelölt programfelelős és kapcsolattartó adatait (név, telefon, email) szükséges megadni.
- Hitelesítés:
A szerződés hitelesítéséhez szükséges azt pontos dátummal keltezni, aláírni és lepecsételni.
- Ellenőrzés:
A három példányban rendelkezésre álló, kitöltött és hitelesített szerződéseket személyesen vagy postai úton szükséges eljuttatni a gimnázium titkárságára.
III. A szerződés hatályba lépése, az önkéntesi tevékenység megkezdése
A beérkezett szerződéseket a gimnázium munkatársai leellenőrzik, s ha mindent rendben találtak, az intézményvezetőség és a Pécsi Tankerületi Központ munkatársa hitelesíti őket. A szerződés egyik példánya visszaküldésre kerül a befogadó szervezethez, majd az bekerül a gimnázium szerződött partnerei közé. A önkéntes tevékenység csak ezután kezdhető meg.