Titkárság

Nyitva tartás:

Hétfő - Csütörtök: 7:45 - 16:00

Péntek: 7:45-14:30

Elérhetőség:

Cím: 7632 Pécs, Apáczai körtér 1.

Telefon: 72/550-620

Fax: 72/550-621

E-mail: apaczai@educentrum.hu

Titkárságvezető:       Ziener Andrea  (30)695 58 32

Kézbesítő:                   Solt Gábor                  

Gépkocsivezető:      Czink Pál         (30)695 28 97

Részletes feladatok:

Titkárságvezető

• Belső szabályzat alapján végzi az érkező és kimenő iratok központi iktatását, a központi irattározást, a központi postázást. Egységes iktatási rendszerben nyilvántartja és kezeli az intézmény ügyiratait, koordinálja az Intézmény belső adminisztratív feladatait.

• Végzi a vezető és a szakmai testületek összehívásával kapcsolatos adminisztrációs feladatokat, vezeti az ülések jegyzőkönyveit/emlékeztetőit.
• Nyilvántartja az állásfoglalásokat, határozatokat és a határidőket.
• Koordinálja az intézményegységek kapcsolattartásából adódó adminisztrációs feladatokat.
• Előkészíti és szervezi az intézményvezetés közszerepléseivel, társadalmi kapcsolataival összefüggő feladatokat
• Ellátja az intézményvezetés munkájához kapcsolódó protokoll feladatokat.
• Koordinálja az intézményvezető-helyettes, a gazdasági szervezet vezetője és az intézményegység-vezetők szabadságolását és távollétének engedélyezését.

• Koordinálja a belső ellenőr, a Titkárság és a szakmai szolgáltatás dolgozóinak szabadságolását és távollétének engedélyezését
• Nyilvántartja az intézmény belső szabályzatait, gondoskodik azok egységes kezeléséről és mindenki számára való hozzáférhetőségéről.
• Együttműködik az intézményegységek titkárságaival.
• Segíti a főigazgató és főigazgató-helyettes munkáját a tárgyalások előkészítésében. Megszervezi és előkészíti az értekezleteket. Az ülésekről, tárgyalásokról emlékeztetőt készít.
• Gondoskodik a főigazgatóhoz, illetve helyetteséhez érkező ügyiratok intézéséről, a kiadott feladatok határidejének nyilvántartásáról, illetve a határidők betartásáról, a titkársági ügyviteli munkáról.
• Biztosítja a főigazgató munkájához szükséges adminisztratív és technikai jellegű feltételeket, közreműködik a főigazgató programjának szervezésében és nyilvántartásában.
• Részt vesz rendezvények, tréningek szervezésében.

Kézbesítő

• Levelek, küldemények címzettekhez való eljuttatása intézményen belül, a telephelyek között illetve más intézményekbe
• Levelek, küldemények postára adása
• Levelek, küldemények postáról való elhozása
• Levelek, küldemények érkeztetése
• Hatósági igazolások beszerzése
• A titkárságvezető munkájának segítése

Gépkocsivezető

• Intézményegységek vásárlásának, városi ügyintézésének segítése
• Intézményegységek közötti szállítás
• Megrendelés alapján utasok szállítása vidékre