Pécsi Apáczai Csere János Általános Iskola, Gimnázium, Kollégium, Alapfokú Művészeti Iskola

  • Országos első a ZsANK!!! – Pénzsztár

Iratkezelési Szabályzata

E-Napló

Keresés

 

A Pécsi Apáczai Csere János Általános Iskola, Gimnázium, Kollégium,

Alapfokú Művészeti Iskola

Iratkezelési Szabályzata

 

  1. Fejezet

 

Általános rendelkezések

 

– a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló

  1. évi LXVI. Törvény (továbbiakban: Ltv) 10.§-ának (1) bekezdése,

 

– a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló

335/2005.(XII. 29.) Korm. rendelet ,

 

– a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelete

 

  1. A Szabályzat hatálya

 

1.1. A szervezet minden, jogviszonyban foglalkoztatott dolgozójára, a beérkező, az ott keletkező, és az onnan kimenő valamennyi elektronikus és papíralapú iratra terjed ki.

 

1.2. A külön törvény szerint minősített adatok kezelése és a személyi nyilvántartások vezetése során keletkezett iratokra a külön jogszabályi rendelkezéseket és azok alapján készült helyi szabályzatokat kell elsősorban alkalmazni.

 

  1. Értelmező rendelkezések

 

alszámos iktatás: az ügyben elsőként keletkezett vagy érkezett irat iktatószámának

alszámain kerülnek iktatásra, az ügyre vonatkozó további iratváltások

átmeneti irattár: a szervezet iktató egységeinél az iktatóhelyhez kapcsolódóan

kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú

átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás előtti őrzése történik,

átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált

átruházása

beadvány: valamely szervtől vagy személytől érkező papíralapú vagy elektronikus

irat,

csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása,

előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az

iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét

képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz,

előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot

egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy új ügyiratdarabot kell-e neki nyitni;

expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének

(címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és

időtartamának meghatározása,

érkeztetés: minimálisan az érkezett küldemény sorszámának, küldőjének, az érkeztetés dátumának és könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítójának (különösen kód, ragszám) nyilvántartásba vétele

gépi adathordozó: külön jogszabályban meghatározott, az ügyfél-intézmény, illetve az intézmény-ügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz,

iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített, iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik,

hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott jogosultságokkal

iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel az intézmény látja el az iktatandó iratot,

iktatás: az irat nyilvántartásba vétele, iktatószámmal történő ellátása az érkeztetést vagy a keletkezést követően az iktatókönyvben, az iraton és az előadói íven

iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített, iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik,

irat: az intézmény működése során keletkezett, vagy hozzá érkezett egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus, vagy bármilyen más adathordozón, tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép, vagy bármely más formában lévő információ, vagy ezek kombinációja,

iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását ,szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység

iratkezelési szoftver: az iratkezelési rendszer működését támogató, iktatási funkcióval rendelkező számítástechnikai program vagy programok egymást funkcionálisan kiegészítő rendszere;

irattári anyag: rendeltetésszerűen a Hivatalnál maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége,

irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely,

irattári terv: a köziratok rendszerezésének és selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, az intézmény feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét

iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból,

irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak,

irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód,

irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során az intézmény a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi

irattárba helyezés: az ügyirat irattári tételszámmal történő ellátása és irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő vagy annak felfüggesztése alatti átmeneti időre

kezdő irat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indító irata

kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos,

ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások,

kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján

történő eljuttatása a címzetthez,

küldemény: az irat vagy tárgy, – kivéve reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemétamelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el,

küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele,

levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény

másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat,

megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése,

mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól – mint kísérő irattól –elválasztható,

melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól,

naplózás: az elektronikus iratkezelési rendszerben, a kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása,

papíralapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett

selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése,

szerelés: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell,

szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása,

továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is,

ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre elkészíti,

ügyintézés: az intézmény működésével illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása , az eközben felmerülő tartalmi (érdemi) formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége

ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat,

ügyiratdarab: az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének valamely, egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza

ügykör: az intézmény feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja.

 

  1. Az iratkezelés szabályozása

 

Az Iratkezelési Szabályzat az iratok biztonságos őrzésének módját, rendszerezését, nyilvántartását, segédletekkel ellátását, irattározását, selejtezését és levéltárba történő átadását szabályozza, illetve ezek ellenőrzését szolgálja.

 

  1. Az iratkezelés szervezete

 

4.1. Az intézményben a beérkező iratok iktatás központi titkárságon történik. Az intézményegységek levelezésének iktatása az adott intézményegységen belül történik. Az iktatás elektronikusan, a KRÉTA-POSZEIDON iktatóprogrammal történik.

 

4.2. Az iratkezelés szervezetét az iratok nyilvántartásának módját, rendszerét az egyes ügyviteli területek kezelését megváltoztatni, módosítani csak a naptári év kezdetén a lehet.

 

  1. Az iratkezelés felügyelete, ellenőrzés

 

5.1. Az intézmény vezetője felelős az iratok szakszerű kezeléséért és védelméért.

 

5.2 Az intézmény vezetője gondoskodik- az iratkezelési szabályzat végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén kezdeményezi a szabályzat módosítását,

– az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről

– az iratkezelési segédeszközök biztosításáról

– egyéb jogszabályban meghatározott iratkezelést érintő feladatokról

 

Az intézmény vezetője a fenntartó Pécsi Tankerületi Központ informatikai referense közreműködésével biztosítja a KRÉTA-POSZEIDON elektronikus iktatórendszer üzemeltetését, karbantartását, adatbiztonságát, adatbiztonságát, az adat védelmét, a hozzáférési jogosultságok, egyedi azonosítók nyilvántartását.

 

  1. A jogosultságok kezelésének szabályozása

 

6.1. Jogosultság regisztrálását, módosítását, megvonását az intézmény vezetője írásban kérheti a Pécsi Tankerületi Központ informatikai referensétől.

 

6.2. Az elektronikus iktatási rendszerben a névre szóló felhasználói jogosultságokat a Pécsi Tankerületi Központban kezelik.

 

6.3. A KRÉTA-POSZEIDON hozzáférési jogosultságai: adott intézményegység vonatkozásában: postabontó, érkeztető, iktató, ügyintéző: „intézményi adminisztrátor”.

 

6.4. Az elektronikus iktatási program használata során mindenki egy felhasználói névvel és egy jelszóval tud belépni a rendszerbe. A felhasználói név mindenkinél adott, nem változtatható és mindig az adott felhasználót azonosítja egyénileg és egyértelműen. A jelszót mindig bizalmasan kell kezelni. Mindenki csak azokat a funkciókat, dokumentumokat, gombokat, adatokat láthatja, olyan műveleteket végezhet az általa látott adatokkal, dokumentumokkal, amire neki joga van.

 

  1. Fejezet

 

Az iratok kezelésének általános követelményei

 

  1. Az iratok rendszerezése

 

7.1. Az intézmény vezetője feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként – ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek.

 

7.2. A papíralapú ügyirat fizikai együttkezelése az előadói ívben történik. Az előadói ívben a kezdőirat a legalsó, a legnagyobb alszámú irat.

 

7.4. Az ügyvitelhez már nem szükséges, ügyiratokat az irattárban, az irattári tételszám szerinti rendszerben kell elhelyezni.

 

 

 

 

  1. Az iratok nyilvántartása

 

8.1. Az intézményhez érkező, ott keletkező, illetve onnan kimenő iratokat az azonosításhoz szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével a KRÉTA- POSZEIDON iktatóprogramban kell nyilvántartani.

 

  1. Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme

 

9.1. Iktatás az alábbi helyeken történik: Központi Titkárság, Gimnázium, Művészeit Iskola, Kollégium, 1. Sz. Általános Iskola, 2. Sz. Általános Iskola, Pogányi Általános Iskola

 

9.2. Mind a papír alapú, mind a gépi adathordozó esetében egyaránt biztosítani kell azok használhatóságát, megőrzését a szükséges ideig.

 

9.3. Mind a papír alapú, mind a gépi adathordozó esetében az iratok hozzáférésére a feladatkör szerinti meghatározott iktató ügykezelő jogosult. Az alkalmazott iratkezelési szoftveren keresztül kell biztosítani, hogy illetéktelen hozzáférésre ne kerüljön sor.

 

9.4. Az irat intézményből történő kivitele csak kivételes esetben a feladatkör szerint felelős ügyintéző, illetve szervezeti egység vezetőjének engedélyével történhet.

 

9.5. Az ügyintézők fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott iratokért. Csak azokhoz a papíralapú, vagy gépi adathordozón tárolt iratokhoz, illetőleg adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekhez munkakörük ellátásához szükségük van, vagy az illetékes vezető felhatalmazást ad. Az ügyintézők jogosultságuk alapján az irattárból hivatalos használatra iratkikérővel kérhetnek ki iratokat. Az irat kikérést utólagosan is ellenőrizhető módon dokumentáltan kell elvégezni. Az irat kikérést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan kell elvégezni. Az iratkölcsönzések dokumentálására nyilvántartást kell vezetni (kölcsönzési napló). Az átvételt igazoló iratkikérőket az irattárban kell tárolni.

 

9.6. Biztosítani kell az elektronikus iktatórendszer védelmét a vírusokkal és más rosszindulatú programokkal szemben, valamint a kéretlen elektronikus üzenetek ellen.

 

III. Fejezet

 

Az iratkezelés folyamata

 

  1. A küldemények átvétele

 

10.1. A postai úton érkezett küldemények átvételére jogosult a postai meghatalmazással rendelkező személy. Az egyéb úton érkezett küldemények átvételére jogosultak: a titkárságvezető és az iskolatitkárok

A személyesen beadott küldemények átvételét igazoló elismervényt az átvételre jogosult azonnal kiadja. Az Állami Futárszolgálattal érkező küldeményeket az arra jogosult ügyintéző veheti át. A jogosultságokat külön nyilvántartás tartalmazza.

 

10.2. A küldeményt átvevő köteles ellenőrizni:

– A címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot.

– A küldemény sértetlenségét, sérült küldemény esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell, soron kívül kell ellenőrizni a küldemény tartalmának meglétét. A hiányzó iratokról vagy mellékletekről a küldő szervet értesíteni kell.

– Az iraton jelzett melléklet, illetékbélyeg meglétét (amennyiben a küldemény felbontására jogosult), a hiányzó iratról, mellékletekről jegyzőkönyv felvételével a küldő szervet, személyt értesíteni kell.

– A kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel egyezőségét

– A küldemények átvételénél a szükséges biztonsági előírásokat alkalmazni kell a hagyományos módon és az elektronikusan érkezett iratoknál egyaránt.

– Az „azonnal”, „sürgős” jelzésű küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, illetőleg a feladatkör szerinti szignálásra jogosultnak soron kívül be kell mutatni, az elektronikus iratot részére továbbítani kell.

– Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha az nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladóhoz.

 

10.3. Az átvétel időpontját rögzíteni kell a küldeményen.

 

10.4. Iratot gépi adathordozón (hajlékony lemez, CD stb.) átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot, mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón lévő irat (ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell, a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. Elektronikus adathordozón egy alkalommal csak egy ügyirathoz kapcsolódó iratokat lehet átvenni.

 

10.5. Az elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent az intézmény számítástechnikai rendszerére. Biztonsági kockázatot jelent, ha

– az intézmény informatikai rendszeréhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja

– az intézmény informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul

– az intézmény informatikai rendszerében lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul

 

Az intézmény a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a küldőt. Nem köteles az intézmény értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó beadvány az adott küldőtől.

 

10.6. Elektronikus postafiókkal rendelkezik az intézményen belül: intézményvezetés, intézményegységek vezetői, helyettesek, iskolatitkárok, munkaügy, gazdasági dolgozók, műszaki vezetés.

 

10.7. A küldeményt átvevő az iratot köteles haladéktalanul – még aznap – címzés, illetve tárgy szerint az érkeztető helyen átadni. Az érkeztető/iktató személy pedig átvenni és iktatni.

 

  1. A küldemény felbontása, érkeztetése

 

11.1. Az intézményhez érkezett küldeményt:

 

– a címzett,

– a szervezeti egységekhez címzett küldeményt az adott szervezeti egység vezetője által kijelölt személy bonthatja fel.

 

11.2 Felbontás nélkül, dokumentáltan a címzetthez kell továbbítani:

– a minősített iratokat

– „s.k.” felbontásra szóló,

– azon küldeményeket, melyeknél az arra jogosult elrendelte

– amelyek névre szólóak és megállapíthatóan magánjellegűek

11.3. A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje soron kívül köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldemény Iratkezelési Szabályzat szerinti továbbkezeléséről.

 

11.4. A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha

– az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik

– a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani

– a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg

– bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel

– az ajánlott vagy ajánlott-tértivevény posta jelzettel ellátott boríték

 

11.5. Minden beérkezett küldeményt érkeztetni kell. A beérkező irat érkeztetését a jogosultsággal rendelkező, haladéktalanul elvégzi. A papíralapú irat érkezési dátuma az iktatóbélyegzőn szerepel.

 

11.6. A küldeménynek a fogadó félhez történő beérkezése időpontjában nyilvántartásban kell rögzíteni minimálisan a küldemény sorszámát, küldőjét, az érkeztetés dátumát és könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítóját. Az érkeztetés dátumát és az érkeztető azonosítót a küldemény elválaszthatatlan részeként kell feltüntetni.

 

11.11. Az érkeztetés tartalmazza (LOGO program tartami elemei)

 

11.11. Az érkeztetés tartalmazza (KRÉTA-POSZEIDON tartalmi elemei)

Külső kézbesítőn keresztül érkező levelet érkeztet az intézmény. Érkeztetéskor rögzítésre kerül a küldemény postázással kapcsolatos jellemzője.

A küldemény egy egyedi azonosítót kap, az ún. érkeztetési azonosítót. Ez a szám a küldeményen is feltűntetésre kerül.

A rögzítés során többféle irattípust, kézbesítési módot lehet megadni. Felbontás nélkül is rögzíthető adatok, a küldemény boríték adatai: Beküldő szervezet, Eredeti címzett szervezet, Eredeti címzett személy. Az itt megadott szervezeti egységnek a program automatikusan elpostázza a küldeményt és az ügyintéző szervezet az át tudja venni az „Átadás-átvétel / Várható tételek / Küldemények” menüpontban.

Amennyiben a címzett nem egyértelműen beazonosítható, az érkeztetésnél felbontásra kerül a levél. Ekkor az érkeztetés során válaszható, hogy a levél iktatandó-e vagy sem, ha igen előiratként megnevezhető, az érintett intézményegység az átvétel után iktathatja, további ügyhöz tartozó iratokat hozzárendelhet.

Lehetőséget ad az iktatórendszer az irattípus megkülönböztetésére is: papír alapú, digitális, vegyes. Utóbbi két esetben lehetőség van a dokumentum iktatórendszerbe történő feltöltésére is.

Ez a funkció az intézménynél keletkező iktatandó iratok esetén is elérhető.

 

11.12. Ha a küldemény felbontása alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iraton feltüntetni és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket elismervény ellenében a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni.

 

11.13. A beadványra ragasztott illetékbélyeget keltezési bélyegzővel, vagy a bélyegen a keltezés tintával történő átírásával kell értékteleníteni. Ha az illetékköteles iraton az illetéket részben vagy egyáltalán nem rótták le, az illeték jogszabályok szerint kell ellátni.

 

  1. Az ügyintéző kijelölése – szignálás

 

12.1. Az érkeztetést követően az ügykezelő köteles a feladatköre szerint hatáskörrel rendelkező szervezeti egység vezetőhöz, illetve annak megbízottjának átadni az iratot az elektronikus ügyiratkezelés keretében, illetve ezzel egyidejűleg a nem elektronikus úton érkezett iratot átadja fizikailag a feladatkör szerinti kijelölt iktató-ügykezelőnek.

 

12.2. Abban az esetben, ha az irat nem kívülről jön, nem kell érkeztetni. Az adott szervezeti egységtől másik szervezeti egységhez átadás-átvétellel történő dokumentálással kerül át az irat.

 

  1. Az iratok nyilvántartása – iktatás

 

13.1. Az intézményhez érkező, az ott keletkező iratokat a 14 pontban felsoroltak kivételével, ha jogszabály másként nem rendelkezik, iktatással kell nyilvántartani.

 

13.2. Az iktatást oly módon kell végezni, hogy az elektronikus iktató adatbázist, az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok intézményen belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.

 

13.3. Az intézmény feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként – ügyiratként kell kezelni.

Az irat iktatása főszám – alszám formában történhet.

Alszámos iktatásnál minden alapiratot egyszer kell az iktatókönyvbe bejegyezni, a tárgyban keletkezett iratokat iratváltásként

– érkezett irat és arra küldött válaszirat,

– saját kezdeményezésű irat – erre keletkezett válaszirat, – kell újabb alszámra iktatni. Egy főszámhoz korlátlan számú alszám tartozhat.

 

13.4. Új alszámra kell iktatni – mint hivatalból keletkezett iratot-, a határozatokat. A

határozatra érkező fellebbezés- mint beérkező irat –új alszámra kerül.

 

13.5. Az iktatás minden év január 1-i iktatási helyenként nyitott, hittelesített iktató könyvben egyes sorszámmal kezdődik és a naptári év végéig emelkedő sorszámmal folytatódik. A főszámoknak folyamatosan kell követniük egymást. Minden év utolsó munkanapján az utolsó irat iktatása után az iktatási hely iktatókönyvét le kell zárni. A zárás után a rendszerbe több iratot iktatni nem lehet. Az adott ügyhöz a következő évben érkezett válasziratot már új iktatószámra kell iktatni, és az előzményt szerelni kell.

 

13.6. A lezárt iktatókönyvet ezt követően ki kell nyomtatni és hitelesítve a tárgyév irattárba helyezett irat anyagához csatolandó.

 

13.7. A kijelölt iktató- ügyiratkezelőnek az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni. Soron kívül kell iktatni a határidős iratot, „sürgős”, „azonnal” jelzésű iratot, táviratot, elsőbbségi (expressz) küldeményt.

 

13.8. Iktatás előtt az ügykezelőnek meg kell állapítani, hogy az iratnak van-e előírata. Az előzményt az irathoz kell szerelni. Amennyiben az irat iktatása nem lehetséges az előzmény főszámára , rögzíteni kell az iktatókönyvben az előírat iktatószámát, és az előzménynél a jelen irat iktatószámát, mint az utóirat iktatószámát.

13.9. Azokban az esetekben, amikor az előíratok nem szerelhetők, azok hollétét fel kell tüntetni. Ha az előírat irattárban vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az ügykezelő, ha pedig az előzmény az ügyintézőnél van, az ügyintéző köteles az utóbb érkezett irathoz szerelni.

 

13.10. Az ügyvitel segédeszközeként,

– az ügyirathoz tartozó iratok iktatásának, csatolásának és egyéb nyilvántartási adatok feljegyzésére

– az ügyintézői munka adminisztrálására, ügyintézői, vezetői utasítások rögzítésére

– az iratok fizikai egységének biztosítására előadói ívet kell használni. Az előadói ívet a hozzátartozó irattal együtt kell kezelni.

 

13.11. Az iktatókönyv kötelezően tartalmazza az alábbi adatokat:

  1. a) iktatószám,
  2. b) iktatás időpontja,
  3. c) küldemény érkezésének időpontja
  4. d) küldemény elküldésének időpontja
  5. e) küldemény adathordozójának típusa (papír alapú, elektronikus), adathordozója,
  6. f) küldő megnevezése, azonosító adatai,
  7. g) címzett megnevezése, azonosító adatai,
  8. h) érkezett irat iktatószáma (idegen szám)
  9. i) mellékletek száma,
  10. j) ügyintéző szervezeti egység megnevezése
  11. k) irat tárgya,
  12. l) elő- és utóiratok iktatószáma,
  13. m) szükség esetén ügyintézés határideje, és végrehajtásának időpontja,

 

 

13.12 Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani, az ügyirat tárgyát csak egyszer, az első irat iktatása alkalmával kell beírni.

 

13.13. Az ügyirat tárgya, illetőleg az ügyfél neve és azonosító adatai alapján biztosítani kell az elektronikus iktatókönyvben e szempontok szerinti visszakeresés lehetőségét – név- és tárgymutatózás -.

 

13.14. Egy iratnak csak egy iktatószáma lehet. Téves iktatás esetén a bejegyzést érvényteleníteni kell, a módosításokat tartalmuk megőrzésével, naplózással dokumentálni kell. Meg kell jelölni azt is, hogy a tévesen beiktatott ügy iratát mely számra iktatták át. A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra.

 

  1. Az iktatásra nem kerülő iratok kezelése

 

14.1 Nem kell iktatni, de külön jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani:

– a könyveket, tananyagokat

– reklámanyagokat, tájékoztatókat

– meghívókat

– nem szigorú számadású bizonylatokat

– a bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat

– pénzügyi bizonylatokat, számlákat

– munkaügyi nyilvántartásokat

– az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat

– a közlönyöket, sajtótermékeket

– a visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat

 14.2 Közösségi szolgálat dokumentumainak kezelése a Gimnáziumban:

– A közösségi szolgálat megkezdése előtt kitöltött Jelentkezési lapot az osztályfőnökök

  gyűjtik és megőrzik a szolgálat teljesítéséig.

– A közösségi szolgálati naplót a diákok őrzik és folyamatosan vezetik / vezettetik

  benne a teljesítést.

– Az együttműködési megállapodásokat – a Pécsi Tankerületi Központhoz iktatva küldve engedélyeztetésre  – a   koordinátor őrzi határozott idő esetén azok fennállásáig.

– A közösségi szolgálat teljesítését folyamatosan az elektronikus napló megfelelő részén a koordinátor rögzíti.

– A közösségi szolgálat teljesítéséről szóló beszámolókat – amennyiben azok

  dokumentálható formában léteznek – az osztályfőnök őrzi, illetve a honlapon frissítve

  jelenítjük meg.

– Az osztályfőnök a diák bizonyítványában és a törzslapon a jogszabályban

  meghatározott záradékkal látja el a közösségi szolgálat elvégzését. Ezek kezelésére és

  megőrzésére az általános szabályok az irányadóak.

A Közösségi szolgálat szabályzatát a helyben szokásos módon tesszük elérhetővé,

elhelyezzük a titkárságon, illetve megjelenítjük a intézményi honlapon.

 

  1. Kimentő iratok

 

15.1. A kimenő iratnak minden esetben tartalmazni kell:

– az intézmény nevét azonosító adatait

– az ügyintéző nevét

– az irat tárgyát

– az irat iktatószámát

– a mellékletek számát

– a címzett nevét, azonosító adatait

– az ügyet indító beadvány hivatkozási számát

 

15.2. Az intézményből kimenő iratot az intézményvezető, akadályoztatása esetén az intézményvezető-helyettes írja alá az intézmény körpecsétje mellett.

Az intézményegységek/tagintézmény tanulókkal kapcsolatos kimenő iratai az intézményegység/tagintézmény vezető, akadályoztatása esetén az intézményegységvezető-helyettes írja alá az intézmény körpecsétje mellett.

 

  1. Bélyegzők nyilvántartása

 

16.1. A bélyegzőkről és a hivatalos célokra felhasználható elektronikus aláírásokról nyilvántartást kell vezetni.

 

 

  1. Expediálás – iratok továbbítása – elintézése

 

17.1. Az intézmény vezetője köteles az intézmény feladatkörébe tartozó ügyiratok elintézését folyamatosan ellenőrizni.

 

17.2. Az irat továbbítását/expediálását a kijelölt ügykezelő végzi. Az expediálást dokumentálni kell (előadói ívben).

 

17.3. A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket -iktatás nélkül- az ügyirathoz kell mellékelni.

 

17.4. Ha a postára adott küldemények valamilyen okból visszaérkeznek, az ügyintéző rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.

 

  1. Fejezet

 

Irattározás és levéltárba adás

 

  1. Irattározás

 

18.1. Az elintézett ügyek iratait, az egyéb kimenő iratokat, vagy amelyeknek irattározását elrendelték, irattárba kell helyezni.

 

18.2. Az irattárba adás a Szabályzat mellékletét képező irattári terv alapján történik.

 

18.3. Átmeneti irattárba – kézi irattár – lehet elhelyezni az egyes szervezeti egységeknél elintézett további érdemi intézkedést nem igénylő, irattári tételszámmal ellátott iratot. Átmeneti irattárba kerülnek a határidőben helyezett ügyiratok. Az átmeneti irattár a központi irattárba még le nem adott – az adott szervezeti egység rendelkezésére álló iratok tároló helye, mely két évig őrzi az iratokat, ezt követően kerül az irat a központi irattárba selejtezés, vagy további őrzés céljából. Az irattári terv tételszámát az ügy elintézésére kijelölt ügyintéző határozza meg az irattárba helyezésnél, úgy, hogy a tételszámot az előadói ív megfelelő rovatában rögzíti.

 

18.4. Az iktató ügykezelő az irattárba helyezés előtt köteles ellenőrizni, hogy az iratkezelés szabályainak eleget tettek-e, a kezelési utasításokat felülvizsgálja, ellenőrizni, hogy valamennyi nyilvántartása vett irat az ügyiratban megfelelő sorrendben megvan-e és elhelyezi az átmeneti irattárba az arra jogosult személy rendelkezése alapján. Amennyiben az iratkezelő hiányosságot észlel az iraton, visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak kijavításáról.

 

18.5. Irattárba helyezést határidős nyilvántartásba vételt a szervezeti egység vezetője, illetve az általa megbízott személy rendelhet el.

 

18.7. Az irattárból iratokat csak hivatalos használatra szabad kiadni, az arra jogosultnak, iratkikérővel. A kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell kiállítani, amelyet az átvevő aláír és az ügyiratpótló lap a kiadott ügyirat helyére kerül. Az iratkikérő lapot dossziéba helyezve, lefűzve, határidő jelöléssel ellátva kell kezelni.

 

  1. Selejtezés

 

19.1. Az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével, szabályszerű eljárás keretében iratselejtezést lehet végezni.

 

19.2. Az ügyiratok selejtezését az iratok tartalmi jelentőségét ismerő személy –irányítása mellett végzi a selejtezési bizottság. A háromtagú selejtezési bizottság tagjait az intézmény vezetője jelöli ki. A selejtezési bizottság az irat  selejtezésről, bélyegzővel ellátott selejtezési jegyzőkönyvet készít, 2 példányban.

Az iratok selejtezési ideje:

 

selejtezési jel:                        selejtezési idő_:

1                                             2 év

2                                             5 év

3                                             10 év

4                                             15 év

5                                             30 év

6                                             75 év

0                                  nem selejtezhető

 

19.3. Az meghatározott iratok esetében a  selejtezésről készített hivatalos jegyzőkönyv alapján a MNL Baranya Megyei Levéltára  engedélyezi a selejtezést, a selejtezési jegyzőkönyvre rávezetett engedélyezési záradékkal.

 

19.4. A selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni, mely tartalmazza a selejtezésre kerülő iratok tételszámához kapcsolódóan az iktatószámoka

 

 

 

 

 

 

 

  1. Fejezet

 

  1. Intézkedések feladatkör változás, munkakör átadás esetén

 

21.1. A feladatkör változás esetén a feladatot átvevőnek kell intézkednie az átvett irattári anyag folyamatban lévő iratok további elhelyezéséről, megőrzéséről, további kezeléséről. Az iratanyag átadás tételes felsorolást tartalmazó jegyzék alapján történik.

 

 

  1. fejezet

 

Záró rendelkezések:

 

KRÉTA-POSZEIDON elektronikus iktatási rendszerben az intézmény kódja az intézmény OM azonosítója: 027399

Ezen belül az egyes intézményegységek szintén az OM azonosító alapján szerepelnek:

  • Központi titkárság, Gimnázium, Művészeti Iskola: 027399001
  • Sz. Általános Iskola: 027399016
  • Sz. Általános Iskola: 027399017
  • Pogányi Iskola: 027399013
  • Kollégium: 027399018

 

 

 

 

 

Pécs, 2020.09.01.

Aláírt, letölthető változat:

Iratkezelési szabályzat